CRM выбирают под свою работу, а не по списку функций на сайте разработчика. План ниже потребует времени, зато к разговору с продавцами вы придёте со своими требованиями и будете сравнивать системы по ним, а не по чужим презентациям.
Шаг 1. Опишите, как вы работаете сейчас
Запишите путь клиента от первого обращения до оплаты и повторной покупки. Для каждого этапа ответьте на четыре вопроса:
откуда приходит клиент: звонок, сайт, мессенджер, визит;
кто из сотрудников с ним работает и что при этом записывает;
где сейчас хранятся данные: таблица, тетрадь, старая программа;
где теряются клиенты и деньги: забыли перезвонить, не напомнили о продлении, не выставили счёт.
Последний вопрос — главный. CRM окупается там, где сейчас теряются деньги, поэтому с этих мест и начинайте список требований.
Шаг 2. Составьте таблицу требований
Перенесите в таблицу всё, что CRM должна делать, и у каждого пункта отметьте важность: обязательно — без этого система не подходит; желательно — удобно, но можно обойтись; не нужно — чтобы не платить за лишнее. Начните с короткого списка обязательных требований; сколько их будет, зависит от вашего процесса. Если обязательно всё, отбор не сработает.
Столбцы кандидатов заполните на шагах 4 и 5. Пишите не только «да» и «нет», но и «за доплату», «на старшем тарифе», «через интеграцию», «не уточнено» — эти пометки потом меняют расчёт бюджета.
Требование | Важность | Как проверить | CRM 1 | CRM 2 | CRM 3 |
|---|---|---|---|---|---|
Карточка клиента с историей обращений и оплат | Создать клиента, провести оплату, найти его по номеру телефона | ||||
Запись на услуги или занятия по расписанию | Записать клиента, перенести запись, посмотреть загрузку на неделю | ||||
Задачи и напоминания сотрудникам | Поставить задачу «перезвонить завтра» и дождаться напоминания | ||||
Звонки и мессенджеры в карточке клиента | Подключить свой номер или мессенджер в пробный период | ||||
Приём оплаты и чеки | Провести тестовую оплату и посмотреть, какой документ получил клиент | ||||
Отчёты для руководителя | Найти два-три нужных отчёта без помощи поддержки | ||||
Выгрузка данных: контакты, сделки, оплаты, история, вложения | Выгрузить в Excel или CSV клиентов, сделки и оплаты, проверить историю и файлы | ||||
Пользователи и филиалы через год | Посчитать, сколько людей и точек будет работать в системе | ||||
Бюджет на первый год | Посчитать на шаге 3 |
Строки — пример: уберите лишние и добавьте свои. Выгрузку данных советуем считать обязательной в любом случае: без неё переход на другую систему превратится в ручной перенос.
Так могут выглядеть три строки, заполненные условной студией после шагов 4 и 5:
Требование | Важность | CRM 1 | CRM 2 | CRM 3 |
|---|---|---|---|---|
Запись на занятия по расписанию | Обязательно | Есть | Есть | Через интеграцию с сайтом |
Приём оплаты и чеки | Обязательно | Есть, онлайн-касса за доплату | Есть на старшем тарифе | Не уточнено |
Отчёты для руководителя | Желательно | Есть | Есть | Только на старшем тарифе |
По такой таблице видно, что делать дальше: у CRM 1 прибавить к бюджету доплату за кассу, у CRM 2 считать цену старшего тарифа, у CRM 3 спросить про чеки и узнать, кто и за сколько настроит запись.
Шаг 3. Посчитайте бюджет на год, а не на месяц
На странице тарифов обычно видна самая низкая цена из возможных. Чтобы сравнивать честно, посчитайте, сколько вы заплатите за первый год:
Единица цены. Одни CRM берут плату за каждого пользователя, другие — за компанию или филиал целиком, третьи — по числу клиентов или рабочих мест. Умножьте цену на своё число пользователей или точек.
Срок оплаты. Цена «в месяц» часто действует только при оплате сразу за несколько месяцев. Например, у amoCRM, по данным сайта на 9 октября 2026 года, помесячной оплаты нет: тарифы продаются от полугода. Если тариф продаётся только на срок или с минимумом пользователей, в карточке нашего каталога у него указан первый платёж — сумма, которую придётся заплатить сразу.
НДС. Если цена указана «без НДС», сумма в счёте может оказаться выше. Уточните у продавца, начисляет ли он НДС.
Доплаты. Модули, мессенджеры, телефония, пользователи сверх пакета, хранилище, интеграции.
Внедрение и перенос данных. Иногда они бесплатны только при оплате на длительный срок.
Установка на свой сервер. К лицензии прибавьте сервер, его обслуживание и ежегодную плату за обновления и поддержку.
Как привести цены к одной единице и найти доплаты — в статье «Недорогая CRM: как сравнить предложения».
Шаг 4. Отберите 3–5 кандидатов
Для первого теста обычно достаточно трёх–пяти систем: с меньшим числом не с чем сравнивать, большее трудно проверить на своих данных. Отбирайте по обязательным требованиям:
Подбор CRM за 3 шага: сфера, обязательные функции и бюджет с единицей цены — за сотрудника или за всю компанию. Покажем системы, у которых выбранное подтверждено разработчиком и укладывается в бюджет на указанном тарифе — с доплатами за нужные функции.
Каталог с фильтрами по отрасли, функциям, способу установки, бесплатному тарифу и пробному периоду.
Сравнение до четырёх систем в одной таблице: нажмите «Сравнить» на карточке CRM.
«Не уточнено» в каталоге значит, что функция открыто не подтверждена: в материалах разработчика данных о ней нет. Это не «нет»: такой пункт превратите в вопрос продавцу. «Через интеграцию» — функцию можно получить через API или с помощью интегратора, но её придётся настраивать: спросите, кто это сделает и сколько это стоит.
Шаг 5. Проверьте CRM на своих данных
У большинства CRM нашего каталога есть пробный период; там, где срок указан, он от 7 до 30 дней (по карточкам каталога на 9 октября 2026 года). Этого хватит, если подготовиться заранее:
Подготовьте 20–30 вымышленных или обезличенных карточек клиентов, которые повторяют ваши рабочие сценарии, и загрузите их в каждую систему. Сразу станет видно, удобен ли импорт.
Пройдите по каждой строке таблицы требований — по столбцу «Как проверить» — и запишите результат.
Дайте поработать одному-двум сотрудникам, которые будут пользоваться системой каждый день. Удобно должно быть им, а не только руководителю.
Задайте поддержке один реальный вопрос и посмотрите, как быстро и по существу ответят.
Выгрузите данные обратно в файл и проверьте, что выгрузились контакты, сделки, оплаты, история и вложения, а не только имя и телефон.
Если пробного периода нет, попросите показ на ваших данных, а не на готовом примере.
Шаг 6. Задайте вопросы до оплаты
Что входит в цену и что оплачивается отдельно. Попросите письменный расчёт на год для вашего числа пользователей и филиалов.
Где хранятся данные. В CRM будут персональные данные клиентов. По ч. 5 ст. 18 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» при сборе данных граждан России их запись, хранение и другие действия с ними ведутся с использованием баз данных в России, кроме случаев, перечисленных в законе (текст статьи). Спросите, в какой стране стоят серверы, где хранятся резервные копии и как разработчик оформляет обработку персональных данных ваших клиентов. Остальное обсудите с юристом.
Как забрать данные при отказе и сколько они хранятся после окончания оплаты.
Как меняется цена при росте: новые сотрудники, второй филиал, больше клиентов.
Кто помогает с запуском: перенос базы, настройка, обучение — бесплатно или за деньги.
Шаг 7. Примите решение и запланируйте переход
Сравните заполненные таблицы. Подходит система, которая закрывает все обязательные пункты и укладывается в годовой бюджет; желательные пункты решают спор между равными кандидатами. Дальше:
назначьте ответственного за запуск;
выберите дату переноса базы и день, с которого старую таблицу больше не ведут;
первые две недели проверяйте, все ли новые обращения попадают в CRM.
Начать отбор можно с подбора за 3 шага.
Обзоры CRM для разных задач
В обзорах редакции — назначение системы, кому она подходит, её особенности и что проверить перед выбором. Обзоры подготовлены по официальным материалам разработчиков. Системы перечислены по алфавиту.
amoCRM — работа отдела продаж: входящие обращения, клиенты, коммуникации и движение по воронке.
ELMA365 CRM / CX — инструменты продаж и управления клиентским опытом на платформе автоматизации процессов.
RetailCRM — работа с покупателями и заказами в торговле.
Битрикс24 — CRM, задачи, проекты и внутренние коммуникации компании в одной рабочей среде.
Мегаплан — CRM вместе с управлением проектами и задачами.
Мой Класс — занятия и коммерческая часть школы: расписание, группы, ученики, посещаемость, абонементы и оплаты.