Журнал посещаемости занятий — это список учеников и дат, где отмечено, кто пришёл, кто пропустил и по какой причине. Для студии, секции или учебного центра от него зависят деньги: по отметкам списывают занятия с абонемента, начисляют зарплату педагогу и видят, кто перестал ходить.
Если коротко: бумаги хватает, пока у вас пара групп и разовые оплаты. Таблица подходит, пока журнал ведёт один человек. Когда появляются абонементы, отработки и несколько педагогов, удобнее электронный журнал в CRM.
Зачем журнал посещаемости, если ученики и так платят
Отметки «был» и «не был» нужны, чтобы отвечать на такие вопросы:
сколько занятий осталось у ученика по абонементу и когда напомнить о продлении;
можно ли засчитать пропуск по болезни и куда поставить отработку;
сколько занятий провёл педагог за месяц, если платите ему за каждое;
кто пропустил три занятия подряд — таких лучше набрать сегодня, пока они не ушли совсем;
какие группы заполнены, а какие пора объединять или переносить.
Если родитель спорит, что ребёнок ходил восемь раз, а не шесть, журнал — главный аргумент. Поэтому выбирать журнал стоит по тому, как быстро в нём находятся ответы на эти вопросы.
Бумажный журнал: когда его хватает
Тетрадь в клетку у педагога — самый быстрый способ начать. Ничего не нужно настраивать, отметку ставят за секунду, интернет не нужен. Для кружка с двумя группами и оплатой за каждое занятие этого достаточно.
Сложности начинаются, когда журналов становится несколько:
каждый педагог ведёт свою тетрадь, а администратор узнаёт о пропусках, только когда соберёт их все;
остаток занятий по абонементу приходится пересчитывать вручную, и ошибка видна только в споре с клиентом;
отработку в чужой группе легко записать не туда или не записать вовсе;
тетрадь теряется, промокает или остаётся у педагога, который ушёл в отпуск.
Простое правило: если по пятницам кто-то переписывает бумажные отметки в компьютер, бумага уже стоит вам рабочих часов. Например, 2 часа в неделю — это около 8 часов в месяц только на перенос.
Журнал посещаемости в Excel или Google Таблицах
Таблица — следующий шаг: её видно с любого компьютера, формулы считают занятия сами, а Google Таблицы можно открыть с телефона прямо в зале. Чтобы таблица не превратилась в хаос, удобно сразу договориться о структуре.
Шаблон: какие столбцы нужны
Ученик — фамилия и имя, у детей ещё телефон родителя.
Группа — одна строка на ученика в группе; если он ходит в две группы, строки две.
Абонемент — сколько занятий куплено и до какой даты действует.
Даты занятий — по столбцу на каждое занятие месяца.
Отметки — договоритесь о буквах: «+» был, «Н» не был, «У» уважительная причина, «О» отработка.
Итоги — сколько посещений и сколько занятий осталось.
Посещения считает формула СЧЁТЕСЛИ: она возвращает, сколько раз в строке стоит «+». Остаток по абонементу — это купленные занятия минус результат формулы. Отдельный лист на месяц и один общий лист с итогами помогают не прокручивать таблицу до бесконечности.
Где таблица начинает мешать
Таблица хорошо хранит отметки, но ничего не делает сама. Она не напомнит ученику, что занятия заканчиваются, не предупредит родителя о пропуске и не посчитает зарплату педагогу по ставке за урок. Если два человека правят одну строку одновременно, кто-то затирает чужую отметку. А при переносе занятия или замене педагога столбцы с датами приходится двигать руками.
Пропуски и отработки: где теряются деньги
Посчитаем на примере танцевальной студии. В ней 60 учеников, абонемент на 8 занятий стоит 4 000 ₽, то есть одно занятие — 500 ₽. Абонементы заканчиваются в разные дни, и в бумажном журнале этот момент сразу не виден. Допустим, каждый пятый ученик, то есть 12 человек, приходит ещё на 2 занятия до того, как администратор заметит, что пора платить.
12 × 2 × 500 ₽ = 12 000 ₽ в месяц занятий «в долг». Часть этих денег потом удаётся получить, но разговор «вы ходили бесплатно» неприятен обеим сторонам, а часть просто списывают. Даже если теряется половина, это 6 000 ₽ в месяц — больше месячной подписки на любую программу из раздела о ценах ниже.
С отработками похожая история в обратную сторону. Ученик пропустил по болезни, ему обещали отработку, но её никто не назначил. Через месяц он помнит обещание, а студия — нет. Из-за такой мелочи ученик может не продлить абонемент.
Ещё один источник потерь — ученики, которые перестали ходить. Три пропуска подряд — хороший повод позвонить, пока абонемент ещё действует: так проще узнать, что случилось, и предложить другое время или группу. Журнал в CRM показывает таких учеников списком, в таблице их приходится искать глазами.
Электронный журнал посещаемости в CRM
В CRM для студий и учебных центров журнал встроен в расписание: педагог открывает занятие на телефоне, отмечает пришедших, и дальше программа делает остальное. Что меняется по сравнению с таблицей:
занятие списывается с абонемента в момент отметки, остаток виден администратору сразу;
пропуск можно отметить «к отработке», и программа напомнит, что занятие ещё не отработано;
клиенту или родителю автоматически уходит сообщение о посещении, пропуске или конце абонемента — там, где эта функция есть в тарифе;
по отметкам строится отчёт по педагогам, и из него считают зарплату;
ученики, которые перестали ходить, попадают в отдельный список, и с ними можно связаться.
Примеры из каталога по данным сайтов разработчиков на 2–23 октября 2026 года. В «Мой Класс» пропущенное занятие можно отработать в другой группе или филиале, отработка отмечается в журнале, а среди автоуведомлений есть сообщения о посещении и пропуске. В Параплан CRM у посещения есть статус «К отработке», а в программе есть блок «Неотработанные посещения». В Hollihop пропуски бывают оплачиваемыми, неоплачиваемыми и частично оплачиваемыми, а группы для отработки подбираются по дисциплине, уровню и возрасту. В Gym-One учеников закрепляют за группой и записывают на занятия на 4 недели вперёд, а посещения и пропуски отмечают по каждой тренировке. Если включить отработки, занятие, списанное за неявку, можно отработать на другой тренировке без повторного списания с абонемента, а лимит пропусков и срок отработки задаются в настройках.
Если вы платите педагогам за проведённые занятия, журнал в CRM заметно экономит время на расчёте зарплаты. Как проверить, что программа правильно считает ставки, проценты и замены, разбираем в статье «Расчёт зарплаты в CRM».
Бумага, таблица или CRM: сравнение
Сведём три варианта в одну таблицу по тем вопросам, ради которых ведут журнал:
Что нужно | Бумажный журнал | Excel или Google Таблицы | CRM |
|---|---|---|---|
Отметить пришедших | Быстро, на месте | С компьютера или телефона | С телефона, в карточке занятия |
Остаток по абонементу | Считают вручную | Формулой, если её не сломали | Сам, в момент отметки |
Отработки | Пометкой на полях | Отдельной буквой, без контроля | Отдельным статусом с напоминанием |
Сообщить родителю о пропуске | Звонком | Звонком | Автоматически, если есть в тарифе |
Зарплата педагогам | Пересчёт тетрадей | Сводная таблица вручную | Отчёт по проведённым занятиям |
Стоимость | Цена тетради | Бесплатно | Подписка, от 590 ₽ в месяц |
Программы для учёта посещаемости: сколько стоят
Журнал есть почти в любой CRM для студий, секций и учебных центров, а цену считают по-разному: за число групп, учеников или клиентов в день. Младшие тарифы по данным сайтов разработчиков на 9–23 октября 2026 года:
Gym-One, «База» — 590 ₽ в месяц за клуб, клиенты и сотрудники без ограничений, журнал посещений, группы и отработки входят в базу, при оплате за год — на 20% дешевле; расчёт зарплаты тренерам — модуль «Зарплата и мотивация» за 790 ₽ в месяц, кабинет, где родитель видит посещения ребёнка, — отдельная услуга за 990 ₽ в месяц;
«Мой Класс», «Базовая» — 990 ₽ в месяц до 5 активных групп и 1 пользователя, при оплате за год — 743 ₽ в месяц;
Параплан CRM, «Старт» — 990 ₽ в месяц до 80 клиентов; уведомления, личный кабинет ученика и онлайн-запись — с тарифа «Бизнес» за 2 550 ₽;
ListOk CRM, «Земля» — 990 ₽ в месяц, сотрудники и клиенты без ограничений, в тариф входят расписание, абонементы и посещения;
Hollihop, «Микро» — 2 100 ₽ в месяц до 100 активных учеников;
АльфаCRM, «Старт» — 2 600 ₽ в месяц до 100 активных клиентов, то есть тех, кто был на занятии за последние 30 дней.
На некоторых младших тарифах нет уведомлений или кабинета для родителей, и тогда о пропуске родителю всё равно звонят вручную. Сравнивать удобнее сумму за год с нужными функциями. Как это сделать, рассказываем в статье «Недорогая CRM: как сравнить», а все программы для вашей ниши собраны в каталогах «Учебные центры», «Студии», «Танцы и йога» и «Спортивные школы и секции».
Как перейти с бумаги на электронный журнал
Переходить удобнее по шагам и без переноса всей истории сразу. Рабочий порядок такой:
Соберите список учеников с телефонами и группами в одну таблицу — её потом загружают в программу.
Внесите в программу действующие абонементы с остатком занятий на дату переезда, а старые отметки оставьте в архиве.
Заведите расписание групп на месяц вперёд и назначьте педагогов.
Первые две недели ведите бумагу и программу параллельно, а в конце недели сверяйте остатки.
Когда остатки совпадают, уберите тетради и включите уведомления клиентам.
Пробный период у всех программ из списка — от 7 до 30 дней, этого хватает на проверку на реальной группе. Подробный план переезда с данными есть в статье «Как сменить CRM и сохранить базу»: он подходит и для переезда с таблиц.
Возьмите журнал за прошлый месяц и посчитайте, у скольких учеников закончился абонемент раньше, чем вы это заметили. Если таких больше двух-трёх, посчитайте занятия, которые они прошли без оплаты, и сравните с ценой подписки из списка выше. Подобрать программу под вашу нишу и число групп можно в подборе CRM.
